Trong cuộc sống hàng ngày, con người luôn phải ứng phó với những tình huống giao tiếp khác nhau, có rất nhiều những tình huống khó xử lý, phức tạp. Việc giao tiếp ứng xử khôn khéo, linh hoạt, tế nhị giúp bạn tập lập được những mối quan hệ tốt và thuận lợi hơn trong công việc. Chính vì vậy kỹ năng mềm trong giao tiếp là điều quan trọng mà mỗi người cần tự trau dồi cho bản thân. Chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu về kỹ năng này nhé!
1. Kỹ năng mềm trong giao tiếp là gì?
Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng mềm cực kỳ quan trọng trong cuộc sống hiện đại. “Đó là một tập hợp những quy tắc, nghệ thuật, cách ứng xử , đối đáp được đúc rút qua kinh nghiệm thực tế hằng ngày giúp mọi người giao tiếp hiệu quả thuyết phục hơn khi áp dụng thuần thục kỹ năng giao tiếp”.
2. Tầm quan trọng của Kỹ năng giao tiếp
Mỗi ngày dù muốn hay không bạn đều phải giao tiếp với người khác, nhưng không phải ai cũng chú trọng việc giao tiếp, thậm chí là vô cùng chủ quan, không chú trọng vào việc giao tiếp, dẫn đến việc để lại những ấn tượng xấu cho người đối diện, làm ảnh hưởng đến các mối quan hệ trong giao tiếp của chính mình.
Người xưa đã từng nói: “Học ăn, học nói, học gói, học mở” và câu nói ấy vẫn còn giá trị to lớn đối với ngàn đời. Thế nhưng nhiều người cho rằng việc giao tiếp là lẽ tất nhiên mà không cần học hành, rèn luyện chúng ta vẫn có thể làm tốt. Chính những suy nghĩ đó đã dẫn đến những tình huống mâu thuẫn, những xung đột không nên có hoặc khiến người khác hiểu sai, hiểu không tốt, suy nghị sai lầm…
Chính vì vậy, kỹ năng mềm trong giao tiếp là một kỹ năng quan trọng để chúng ta học tập, nâng cao khả năng của bản thân, giúp đem lại những thiện cảm và những ấn tượng tốt với mọi người. Khi giao tiếp tốt bạn sẽ nhận được rất nhiều lợi ích, có thể kể đến như:
Khiến bản thân tự tin hơn khi nói chuyện và chia sẻ với mọi người. Thực tế cho thấy rất nhiều người do chưa trang bị cho mình những kiến thức về giao tiếp hoặc ít tiếp xúc với người khác khiến họ trở nên rụt rè, e ngại nhất là đối với những người lần đầu gặp mặt. Đây cũng chính là lý do khiến các bạn mất đi những người bạn hay một đối tác kinh doanh tốt…
– Làm tăng vị thế của bạn trong mắt người đối diện. Khi lời nói của bạn có trọng lượng, người khác sẽ lắng nghe và suy nghĩ về những lời bạn nói, nếu biết tận dụng, nắm bắt tâm lý của người đối diện, bạn sẽ chính là người làm chủ cuộc nói chuyện, khiến cho cuộc giao tiếp trở nên gần gũi, vui vẻ hơn…
– Mang đến các mối quan hệ tốt đẹp. Việc giao tiếp tốt giúp cho gia đình bạn trở nên hòa thuận, tình cảm bạn bè ngày càng gắn bó, mọi người xung quanh yêu mến, nể trọng.
– Nâng cao khả năng thuyết phục, tạo sức hút với người xung quanh. Trong trường hợp có kỹ năng mềm trong giao tiếp, bạn hoàn toàn có được lợi thế khi thuyết phục khách hàng, những đối tác kinh doanh, mang lại kết quả tốt nhất cho công việc của mình.
Qua những chia sẻ trên, chắc hẳn các bạn cũng thấy được tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong cuộc sống và hiểu được sự tác động của kỹ năng mềm trong cuộc sống mỗi người là rất lớn. Tuy nhiên những hiệu quả, thành công đó không tự đến với chúng ta. Tất cả chỉ có được khi chính bạn nhận thức được tầm quan trọng của kỹ năng mềm trong giao tiếp.
3. 10 cách giúp bạn nâng cao kỹ năng mềm trong giao tiếp
3.1 Sử dụng những câu nói giao tiếp đánh vào tâm lý
Câu nói này được dùng trong trường hợp có ai đó muốn tâm sự với bạn về một rắc rối mà họ đang gặp phải.
Vd: Cô gái : “Anh ơi, da mặt của em bị dị ứng đó.”
Chàng trai trả lời: “Có khi nào em bị dị ứng không, bỏ hộp kem đi em”
Cô gái: “Trời hộp kem mua cả triệu lận đó, sao mà vứt bỏ.”
Vào lúc này, câu trả lời thông minh như sau:
Em muốn anh lắng nghe em hay em cần một giải pháp?
Mình hỏi câu này để người đối diện đưa ra suy nghĩ. Nhiều khi họ không biết là mình cần lắng nghe hay cần giải pháp. Nếu họ cần giải pháp thì bạn sẽ đưa giải pháp. Nếu đối phương cần lắng nghe thì bạn nên lắng nghe.
Chúng tôi sẽ đưa ra thêm một ví dụ khác để bạn dễ hiểu hơn.
Ví dụ: Trong buổi họp, sếp than: “Tình hình doanh số dạo này ảm đạm quá.”
Đương nhiên ở trường hợp này, bạn cần linh hoạt theo một cách khác. Câu giao tiếp tuyệt vời cho bạn như sau:
Dạ, em có phụ anh được phần nào không anh.
Nếu được sếp giao cho bạn một điều gì khó thì bạn nên mừng đi. Khi sếp tin ai thì họ sẽ kéo người đó lên chức. Đây là một câu giao tiếp tuyệt vời mà nó có thể giúp bạn thăng tiến trong sự nghiệp.
Trước khi đi vào thảo luận với bất kỳ ai bạn nên đề nghị như sau:
Để cho cuộc thảo luận này hiệu quả, tôn trọng lẫn nhau, khi em nói thì bản thân anh sẽ nghe em nói. Khi tới lượt anh nói, em sẽ nghe anh nói. Em đồng ý chứ?
Nguyên nhân mọi người nóng nảy bởi vì họ đang nói thì bị chen ngang. Cuộc tranh luận rốt cục không ai nghe ai.
>> Xem thêm bài viết kỹ năng giao tiếp trong công việc để làm việc hạnh phúc hơn.
3.2 Đòn tâm lý trong giao tiếp bằng sự tự tin
Đằng sau mỗi ý kiến của bản thân, bạn nên biểu lộ sự tự tin trên khuôn mặt, nó cho thấy bạn chân thành và quyết tâm. Điều đó sẽ làm bạn gia tăng niềm tin với đối phương. Càng biểu lộ tự tin thì từng câu nói của bạn sẽ có sức thuyết phục mạnh mẽ.
3.3 Hiểu rõ mình đang nói về điều gì và chứng minh nó đúng
Giao tiếp hiệu quả không có nghĩa là bạn nói liên tục mà không thực sự hiểu những gì mà mình đang nói. Bạn cần hiểu rõ điều bản thân đang đề cập và bạn cũng cần đủ tự tin để chứng minh điều bạn đang nói là chính xác. Bạn có thể đưa ra những dẫn chứng cụ thể để chứng tỏ mức độ đúng đắn của ý kiến mà bạn đang đề cập đến.
3.4 Tác động vào cảm xúc và sự đồng cảm
Bạn phải biết cách khơi gợi những chủ đề mà đối phương yêu thích. Có 6 cảm xúc cốt lõi của con người. Đặc biệt, khi bạn giao tiếp với phái nữ thì yếu tố cảm xúc đóng vai trò quan trọng để bạn chiếm được cảm tình của đối phương.
3.5 Biết lắng nghe hiệu quả
Bạn hãy đặt ra những lời gợi ý, câu hỏi thích hợp. Sau đó, bạn hãy cố gắng lắng nghe đối phương để tìm ra điểm chung giữa bạn và đối phương. Kế đó, bạn sẽ đào sâu hơn các vấn đề mà bạn cho rằng cả 2 sẽ có cùng điểm chung. Dựa vào những điểm chung này, bạn có thể giao tiếp và thuyết phục đối phương một cách hiệu quả.
3.6 Tôn trọng những điểm khác nhau về những chủ đề nhạy cảm
Một số chủ đề nhạy cảm như tôn giáo, chính trị, thần tượng bạn tốt nhất đừng đề cập đến chúng. Phần lớn mọi người đều suy nghĩ khác nhau về những vấn đề này và rất khó để cuộc giao tiếp hiệu quả. Bạn hãy tôn trọng ý kiến cá nhân của người khác và đừng áp đặt suy nghĩ của bản thân. Trong trường hợp, người đối diện vô tình đề cập đến chủ đề nhạy cảm, bạn hãy thật khéo léo để dẫn dắt buổi nói chuyện đến chủ đề khác.
3.7 Kết bạn thật nhiều và học hỏi từ những người bạn
Trong 3 người bạn của ta, luôn có 1 người thầy.
Câu nói này luôn đúng kể cả trong vấn đề giao tiếp. Nếu chú ý, bạn sẽ dễ dàng nhận ra trong hội bạn thân có những con người giao tiếp tốt. Bạn hãy cố gắng quan sát và học hỏi từ họ.
3.8 Rèn luyện kỹ năng sáng tạo
Tính sáng tạo trong một cuộc nói chuyện có thể giúp con người ta xích lại gần nhau hơn. Sáng tạo đôi lúc có thể biến đổi thành một tình huống hài hước và khiến đối phương bật cười. Ngoài ra, chính sự sáng tạo là yếu tố để bạn ghi điểm trong mắt đối phương.
3.9 Chú ý đến âm lượng và ngữ điệu khi giao tiếp
Âm lượng nên trong cuộc giao tiếp cần giữ ở mức độ vừa phải. Bạn nên nhấn giọng ở những tính từ. Đừng nói chuyện với giọng đều đều, sẽ gây ra cảm giác nhàm chán. Hãy nói có ngữ điệu lên xuống nhịp nhàng. Bạn có thể luyện tập các nhấn mạnh một từ rồi áp dụng vào thực tế.
3.10 Nói chuyện rõ ràng, dễ hiểu
Hãy cố gắng sử dụng những từ ngữ đơn giản, mạch lạc. Điều này tránh tình trạng người nghe không thể hiểu rõ được bạn đang nói về điều gì. Bạn hãy cố gắng giữ nội dung cuộc nói chuyện thật đơn giản sẽ giúp người nghe dễ hiểu hơn.
4. Học kỹ năng mềm trong giao tiếp như thế nào?
Chúng ta thường thấy xung quanh mình có rất nhiều người nói chuyện rất “có duyên”, rất thu hút, nhưng cũng có những người nói chuyện thực sự khiến người khác không muốn tiếp tục câu chuyện. Bạn có từng đặt ra câu hỏi tại sao lại có sự khác biệt đó không?
Có những người có khả năng giao tiếp được gọi là “thiên phú”, nhưng con số đó rất ít. Phần đông chúng ta muốn giao tiếp tốt đều bắt buộc chúng ta phải rèn luyện. Người giao tiếp hiệu quả và thành công là những người sử dụng và thực hành kỹ năng giao tiếp một cách thuần thục nhất.
Vậy học kỹ năng mềm trong giao tiếp như thế nào, là câu hỏi được rất nhiều người quan tâm. Trước hết tôi sẽ chia sẻ với các bạn những nguyên tắc cực kỳ quan trọng, nguyên tắc nền tảng để giúp chúng ta có thể giao tiếp tốt hơn:
- Chấp nhận thế giới quan của người khác: Mỗi người chúng ta đều có những quan điểm, cách nhìn nhận về mọi thứ xung quanh khác nhau, sẽ rất vô lý nếu giao tiếp với người khác mà bạn bắt họ phải giống với suy nghĩ của mình, và suy nghĩ của bạn cũng không bắt buộc phải đi theo người khác. Chính vì vậy hãy chấp nhận và tôn trọng thế giới quan của nhau.
- Nói rõ ràng, chính xác: Hãy luôn ghi nhớ rằng, dù bạn nói chuyện với bất cứ ai, hãy luôn nói rõ ràng, chính xác, chi tiết. Trong cuộc giao tiếp, nếu bạn cảm thấy chưa rõ, chưa hiểu hãy hỏi lại họ. Ngược lại, nếu bạn nhận thấy người đối diện còn mơ hồ, mông lung về nội dung nào đó, bạn hãy hỏi họ xem họ đã thực sự hiểu theo ý bạn chưa.
- Lắng nghe: Đây là nguyên tắc nền tảng có thể nói là quan trọng nhất của kỹ năng mềm trong giao tiếp. Chúng ta đều biết giao tiếp có 4 trạng thái: nghe, nói, đọc, viết.
Hằng ngày chúng ta dành rất nhiều thời gian để học nói, học cách đọc, học cách viết nhưng rất ít thời gian chúng ta dành cho việc lắng nghe.
Đây cũng là lý do vì sao chúng ta không có kỹ năng lắng nghe tốt. Khi không có kỹ năng lắng nghe tốt thì người đối diện sẽ cảm thấy bạn không đón nhận cuộc nói chuyện với họ. Chính vì vậy cuộc nói chuyện thường không kéo dài hoặc trở nên rất nhàm chán.
Trong giao tiếp hàng ngày, những điều này tưởng chừng như đơn giản, nhưng thực chất chúng ta thường bỏ qua nó. Chẳng hạn việc lắng nghe người khác, chúng ta thường nghe một cách hời hợt, “giả vờ”. Tất cả chỉ đơn giản là chúng ta đang nghe. Để lắng nghe chân thành, bạn hãy nhớ là lắng nghe nhưng tuyệt đối không có phán xét nào đề nội dung đó.
5. Kỹ năng mềm trong giao tiếp và những sai lầm thường gặp
– Đặt câu hỏi quá nhiều
+Khiến cho cuộc trò chuyện giống như một cuộc thẩm vấn
+ Việc làm đó giống như bạn không đóng góp ý kiến gì cả
– Luôn muốn thu hút sự chú ý
+ Có khá nhiều người mắc phải lỗi này, họ luôn muốn được tỏa sáng
+ Không tạo ra sự cân bằng giữa người nghe và người nói
– Không chịu trao đổi với người khác
+ Hãy cởi mở và nói ra những cảm xúc của bạn
+ Nếu có ai đó chia sẻ với bạn những kinh nghiệm, hãy cởi mở và chia sẻ lại những kinh nghiệm của bạn
+ Hãy chủ động trong cuộc trò chuyện
– Chứng tỏ mình đúng
+Luôn tranh cãi, muốn mình đúng trong tất cả vấn đề. Điều đó chỉ khiến bạn xấu đi trong mắt người đối diện. Hãy duy trì một tâm trạng tốt, thư giãn và duy trì những cảm xúc tốt đẹp trong giao tiếp.
– Nhàm chán
+ Đừng chăm chăm vào việc than vãn hay nói về những điều tiêu cực, mọi người không muốn nghe điều đó.
+ Hãy học cách quan tâm người khác thật lòng. Như Dale Carnegie đã nói: “Bạn có thể quen được nhiều bạn bè trong hai tháng bằng cách thực sự quan tâm đến người khác hơn là trong hai năm cố gắng để người khác quan tâm đến bạn. Nói cách khác, cách để kết bạn là hãy trở thành một người bạn.”
6. Bí quyết giao tiếp hiệu quả
Qua đây, mình cũng muốn chia sẻ cho các bạn những bí quyết nhỏ để giúp bạn trở thành một người giao tiếp có duyên hơn, tạo được sự gần gũi hơn đối với những người khác:
Dáng vẻ bên ngoài:
Trang phục phù hợp: Cách ăn mặc gọn gàng, lịch sự, phù hợp với bối cảnh, đối tượng của cuộc giao tiếp
Dáng vẻ tự tin: Nếu đứng trước người khác mà bạn rụt rè, ủ rũ sẽ khiến người khác mất tin tưởng, khó mở lòng để nói chuyện một cách thoải mái, tự nhiên.
Mỉm cười chân thật:
+ Khi nở nụ cười các cơ trên khuôn mặt của chúng ta được kích thích, căng giãn ra giúp chúng ta thư giãn và nếu bạn để ý sẽ thấy rằng khi nói chuyện với một ai đó, họ nở nụ cười dễ mến, thân thiện bạn sẽ có khuynh hướng nở nụ cười ngược lại với họ. Tất nhiên là phải nở nụ cười đúng trường hợp nhé!.
– Ánh mắt biết nói là cửa sổ tâm hồn:
+ Khi giao tiếp với người khác, hãy hướng vào ánh mắt của họ để cảm nhận được ngôn ngữ cơ thể thông qua ánh mắt có khớp với nội dung mà người đó đang nói hay không. Tuy nhiên không phải lúc nào bạn cũng chăm chăm nhìn vào ánh mắt của người ta, điều đó khiến cho họ cảm giác bạn đang soi mói họ
– Khen ngợi:
+Đúng lúc và chân thành: Cần phân biệt giữa lời khen làm thăng hoa và lời xu nịnh phá hỏng mối quan hệ. Khi mở đầu lời khen của mình bằng thái độ khiêm tốn bạn sẽ được coi trọng hơn. Lời khen đúng lúc sẽ không để giây phút hạnh phúc của người khác trôi qua vì lời khen muộn màng của bạn.
+Khen ngợi chứ không tâng bốc: Một cách giúp tránh được trường hợp bị nghĩ là đang bợ đỡ, nịnh nọt, bạn hãy đưa ra lời khen gián tiếp thông qua một người thứ ba. Việc làm này sẽ để lại cho đối tượng tiếp nhận niềm hạnh phúc tuyệt vời rằng bạn đang nói với cả thế giới về những ưu điểm lớn của họ.
Trên đây là chia sẻ về kỹ năng mềm trong giao tiếp và những điều cần biết, hy vọng qua đây sẽ giúp ích cho các bạn, giúp bạn trở thành người có khả năng giao tiếp tốt hơn. Bên cạnh đó, hãy thử nhiều cách khác nhau để giao tiếp, mình tin bạn sẽ thay đổi tích cực trong thời gian rất nhanh đấy!
Mời bạn tham khảo thêm 7 Lời Khuyên Không Thể Bỏ Qua Khi Học Kinh Doanh để biêt thêm rằng kỹ năng mềm không chỉ quan trọng trong giao tiếp thường ngày, mà cả trong làm ăn cũng thế. Xin cảm ơn!